Một số quy định mới về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. So với Thông tư số 01/2011/TT-BNV, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có một số điểm mới như:
1. Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman. Trước đây phông chữ dùng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay Nghị định đã quy định cụ thể phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức khác nhau.
2. Sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản, thay vì được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với Giấy giới thiệu, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển) thì nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng duy nhất khổ giấy A4.
3. Thay đổi cách đánh số trang văn bản. Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer), thì nay quy định số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
4. Phải ghi đầy đủ tên cơ quan chủ quản: Thông tư 01/2011/TT-BNV loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản (đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản) thì Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bỏ các trường hợp loại trừ này. Trong đó, hướng dẫn cụ thể cách thức thể hiện tên, cơ quan tổ chức ban hành văn bản, đồng thời quy định rõ tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
Hình ảnh minh họa
5. Bổ sung quy định trình bày căn cứ ban hành văn bản: Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành). Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
6. Chữ ký số của người có thẩm quyền và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Đây là điểm mới đáng chú ý của Nghị định. Theo đó, Nghị định hướng dẫn cụ thể cách thức thể hiện, định dạng, màu sắc, vị trí hình ảnh, chữ ký số của người có thẩm quyền, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.<