Một số điều cần lưu ý trong soạn thảo văn bản

Vấn đề về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản đã có quy định từ lâu nhưng cho đến nay ở một số sở, ngành thuộc tỉnh vấn đề này vẫn chưa được quán triệt đầy đủ. Hiện nay, một số ít đơn vị chưa phân biệt được phạm vi điều chỉnh của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP (sau đây gọi tắt là Thông tư 55) của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ (sau đây gọi tắt là Thông tư 01). Cá biệt có đơn vị cho rằng thể thức văn bản theo Thông tư 55 đã không còn hiệu lực nên dẫn đến trình trạng văn bản còn nhiều sai sót không đáng có về thể thức và kỹ thuật trình bày. Phạm vi bài viết này chỉ nêu lên một số nội dung mà không ít đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản cấp tỉnh thường sơ sót và cần lưu ý trong quá trình xây dựng văn bản:

- Ngày 06/5/2005, Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ đã ban hành Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Phạm vi điều chỉnh của Thông tư này là hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đối với văn văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, bản sao văn bản. Đến ngày 19/01/2011, Bộ Nội vụ đã có Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư này chỉ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản mà không áp dụng đối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật (QPPL).

Tại Điều 18 của Thông tư 01 nêu rõ “Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trái với Thông tư này bị bãi bỏ”

Như vậy, sau khi có Thông tư 01 thì thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) được điều chỉnh bởi 2 Thông tư tách biệt, đó là: Thông tư 55 áp dụng đối với văn bản quy phạm pháp luật, còn Thông tư 01 được áp dụng cho văn bản hành chính và bản sao văn bản.

- Do được hướng dẫn từ 2 văn bản trung ương khác nhau nên cách trình bày giữa văn bản QPPL và văn bản hành chính, bản sao văn bản có một số điểm không giống nhau. Nhìn chung, những đặc điểm khác nhau cơ bản này đã được một số cơ quan, tổ chức tuân thủ nghiêm túc. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn còn mắc phải một số nhầm lẫn cần chú ý như sau:

+ Tại dòng địa danh bên dưới quốc hiệu:

Đối với văn bản QPPL, dòng địa danh là: “Nha Trang, ngày …  tháng … năm …”, nhưng đối với văn bản hành chính và bản sao văn bản, dòng địa d