Pháp luật về hộ tịch quy định, thay đổi hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thay đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân khi có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật dân sự hoặc thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký theo quy định của pháp luật; cải chính hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Như vậy, thay đổi, cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch. Cụ thể, thẩm quyền thực hiện thay đổi, cải chính hộ tịch được quy định như sau:

Điều 27 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định: UBND cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi.

Điều 7 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định: UBND cấp huyện có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước.

Thời gian qua, việc thực hiện các thủ tục hành chính về thay đổi, cải chính hộ tịch trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa được thực hiện theo đúng quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành, kết quả đạt được rất tốt. Tuy nhiên, thực tiễn công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa cho thấy cần sớm đẩy mạnh việc phân cấp về thẩm quyền thay đổi, cải chính hộ tịch về cơ sở (trừ trường hợp có yếu tố nước ngoài), bởi các lý do sau:

Thứ nhất, từ ngày 03/11/2023, Khánh Hòa đã hoàn thành 100% số hóa dữ liệu sổ hộ tịch – cùng 05 địa phương khác (Bình Thuận, Sóc Trăng, Hà Tĩnh, Tây Ninh, Bạc Liêu) hoàn thành sớm nhiệm vụ số hóa dữ liệu sổ hộ tịch. Các thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương từ trước thời điểm triển khai, đưa vào sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp (từ năm 1977 đến ngày 01/3/2017) gồm sổ đăng ký kết hôn; sổ đăng ký khai sinh; sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; sổ đăng ký khai tử; sổ đăng ký giám hộ; sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; sổ ghi chú ly hôn; sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc…Hiện nay, phần mềm Quản lý hộ tịch đã được hoàn thiện và đi vào sử dụng ổn định. Thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân được thực hiện công khai, minh bạch trên cả 3 phương diện: hồ sơ giấy, phần mềm Một cửa điện tử và phần mềm Quản lý hộ tịch. Việc thực hiện thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch ở UBND cấp xã được UBND cấp huyện (thông qua Phòng Tư pháp) thường xuyên theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn để kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cũng như không để xảy ra tình trạng tùy tiện sửa lỗi sai sót trong quá trình đăng ký hộ tịch.

Thứ hai, yếu tố con người. Đội ngũ công chức làm công tác tư pháp – hộ tịch cấp xã hiện nay có trình độ chuyên môn ngày càng cao hơn trước. Hàng năm, UBND cấp huyện, Sở Tư pháp quan tâm duy trì thường xuyên việc tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; do đó, công chức tư pháp – hộ tịch được bổ sung, cập nhật kiến thức mới cũng như được hướng dẫn, giải đáp các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong thực tiễn tác nghiệp, từ đó hạn chế sai sót xảy ra.

Công chức tư pháp – hộ tịch phường Xương Huân (tp.Nha Trang) hướng dẫn người dân làm thủ tục hộ tịch

Thứ ba, hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở cơ sở ngày càng được chú trọng đầu tư. Thời gian qua, chính quyền các cấp trên địa bàn tỉnh rất quan tâm đầu tư các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công tác này như máy vi tính, máy scan, đường truyền Internet tốc độ cao…qua đó, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện công tác tư pháp nói chung, công tác thay đổi, cải chính hộ tịch nói riêng.

Từ những lý do trên, có thể khẳng định nếu pháp luật quy định thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam (không liên quan đến yếu tố nước ngoài) được thực hiện tại UBND cấp xã thì người dân sẽ được tạo điều kiện thuận lợi trong việc nộp hồ sơ và nhận kết quả; việc xác minh hồ sơ (nếu có) cũng sẽ thuận lợi hơn; UBND cấp huyện cũng không cần thực hiện gửi thông báo cải chính về UBND cấp xã (nơi đăng ký hộ tịch trước đây) để xã ghi chú trong sổ đăng ký hộ tịch; từ đó sẽ đề cao trách nhiệm của công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã trong thực thi công vụ, hạn chế xảy ra sai sót.

Qua thực tiễn tại Khánh Hòa, các cơ quan có thẩm quyền trung ương cần xem xét, nghiên cứu trên phạm vi toàn quốc để tổng hợp, đánh giá kết quả và trình cấp có thẩm quyền sớm sửa đổi Luật Hộ tịch theo hướng đẩy mạnh phân cấp việc thực hiện thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên về UBND cấp xã giải quyết (trừ trường hợp có liên quan yếu tố nước ngoài) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi có nhu cầu.

H.D