Qua gần 10 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), công tác chứng thực ngày càng đi vào nề nếp và thu được nhiều kết quả tích cực. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, khi chủ thể tham gia chứng thực hợp đồng, giao dịch (HĐGD) là người không biết đọc, không biết viết, không ký và không điểm chỉ được thì chưa có hướng dẫn rõ ràng, do đó đã gây không ít khó khăn trong việc áp dụng pháp luật. Cụ thể:
Khoản 2 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định chứng thực HĐGD như sau: “Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia HĐGD tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực. Các bên tham gia HĐGD phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.”
Quy định này được hướng dẫn cụ thể tại Điều 8 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Thông tư số 01/2020/TT-BTP) như sau: “Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.”
Như vậy, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định: trước khi thực hiện chứng thực HĐGD, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra người yêu cầu chứng thực có năng lực hành vi dân sự, yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký vào văn bản chứng thực và sử dụng mẫu lời chứng phù hợp. Đối với việc nộp hồ sơ qua bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Đồng thời, khoản 4 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại HĐGD theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với HĐGD có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của HĐGD. Trường hợp HĐGD có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai”.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký, chứng thực HĐGD mà không ký được, không điểm chỉ được thì Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định phải có người làm chứng. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 36 quy định: “Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến HĐGD.” Từ quy định trên, người làm chứng có thể được hiểu là một bên tham gia HĐGD, tạm gọi là “bên thứ ba”. Do vậy, người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân, phải ký vào HĐGD và được người thực hiện chứng thực HĐGD chứng thực. Tuy nhiên, việc chứng thực xác định sự tham gia của “bên thứ ba” như thế nào thì Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP chưa quy định.
Khoản 2 Điều 22 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định: “Người làm chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng. Người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra; ký vào từng trang của HĐGD”.
Ảnh: Người dân làm TTHC tại Bộ phận một cửa UBND huyện Diên Khánh
Điểm a khoản 4 phần I của Phụ lục mẫu lời chứng, sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định lời chứng chứng thực HĐGD và khoản 1 phần III của Phụ lục mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định lời chứng chứng thực hợp đồng chỉ quy định chứng thực 02 bên tham gia hợp đồng (bên A và bên B) với các thông tin về giấy tờ tùy thân của từng người của mỗi bên, cùng các thông tin cam kết về việc tham gia HĐGD là hoàn toàn minh mẫn, tự nguyện và ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc người tiếp nhận hồ sơ. Nội dung mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP nói trên hoàn toàn không đề cập đến việc chứng thực sự tham gia của “bên thứ ba”, mặc dù nội dung các văn bản nói trên có hướng dẫn về điều kiện, tiêu chuẩn của họ.
Vậy phải thực hiện chứng thực đối với trường hợp “đặc biệt” như thế nào là đúng? Thực tiễn áp dụng quy định về người làm chứng phát sinh khó khăn, vướng mắc đòi hỏi cần sớm có hướng dẫn, tháo gỡ để tạo thuận lợi cho việc đưa pháp luật vào cuộc sống. Đó là cần có hướng dẫn về việc ghi họ và tên của 02 người làm chứng ở vị trí nào, trong HĐGD hay trong lời chứng hoặc cả hai? Có bắt buộc phải lưu trữ giấy tờ tùy thân của người làm chứng hay không, nếu có thì thực hiện như thế nào để không bị cho là tùy tiện yêu cầu thêm thành phần giấy tờ mà thủ tục hành chính không quy định, đồng thời hồ sơ lưu trữ vẫn chặt chẽ, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia HĐGD và đúng thực tế? Ngoài ra, căn cứ vào đâu để có thể khẳng định HĐGD này có 02 người làm chứng theo đúng quy định khi mẫu lời chứng không quy định ghi họ và tên, giấy tờ tùy thân của người làm chứng..?
Bởi vì chưa có quy định cụ thể nên cán bộ, công chức được phân công thực hiện công tác chứng thực rất lúng túng khi giải quyết trường hợp này; nếu không được hướng dẫn kịp thời rất có thể nảy sinh việc “vận dụng linh hoạt” quy định pháp luật, từ đó làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào HĐGD; đặc biệt, có hướng dẫn cụ thể sẽ hạn chế tối đa việc vi phạm quy định pháp luật do lỗi vô ý.
Qua thực tiễn nhiều năm làm công tác chứng thực, một số cán bộ, công chức đã đề xuất cách làm tương đối phù hợp với quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP, vừa đảm bảo hồ sơ chặt chẽ, phù hợp thực tiễn để đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân ở cơ sở, nhất là ở vùng sâu, vùng xa, miền núi, vùng có nhiều khó khăn; cụ thể như sau:
Thứ nhất, trong nội dung HĐGD (ngay dưới phần ghi họ và tên 02 bên tham gia HĐGD ở trang đầu tiên và trang cuối của HĐGD) phải ghi rõ họ và tên, giấy tờ tùy thân của từng người của “bên thứ ba”; đồng thời, quy định “bên thứ ba” phải ký vào từng trang HĐGD giống như quy định đối với từng bên tham gia HĐGD.
Thứ hai, lời chứng chứng thực HĐGD cần được điều chỉnh, bổ sung thêm “bên thứ ba” để đảm bảo chặt chẽ, đúng thực tế. Có nghĩa là, bên cạnh bên A và bên B như mẫu hiện nay, cần bổ sung thêm bên C: Người làm chứng cùng các thông tin về giấy tờ tùy thân, tương tự như các bên tham gia HĐGD.
Thứ ba, đối với thành phần hồ sơ lưu trữ, quy định người thực hiện chứng thực HĐGD (hoặc người tiếp nhận hồ sơ đối với việc tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận mộ cửa) phải sao chụp/photo 01 bản giấy tờ tùy thân của “bên thứ ba” để lưu hồ sơ.
Trên đây là đề xuất của những người làm công tác chứng thực đối với trường hợp “đặc biệt”, khi một bên tham gia HĐGD là người không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được; rất mong sự tham gia góp ý của bạn đọc đối với ý kiến trên. Tuy nhiên, ý kiến này không phải là quy định pháp luật, và không phải người làm công tác chứng thực nào cũng chấp nhận, hưởng ứng và đồng thuận với đề xuất trên. Do vậy, để đảm bảo việc áp dụng pháp luật thống nhất, mang tính ràng buộc với các bên tham gia HĐGD, Chính phủ và Bộ Tư pháp cần sớm có quy định, hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp này để đảm bảo các quy định pháp luật được ban hành sẽ nhanh chóng đi vào thực tiễn cuộc sống và tôn trọng nguyên tắc: quy định pháp luật chỉ có một cách hiểu, được áp dụng thống nhất trong toàn quốc, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào các giao dịch dân sự nói chung, quan hệ chứng thực nói riêng; hạn chế tối đa những vi phạm pháp luật mà nguyên nhân là do quy định chưa rõ ràng, còn nhiều cách hiểu khác nhau.
Hải Dương