Luật Công chứng được Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 20/6/2014, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2015. Qua thời gian áp dụng, Luật này đã tạo điều kiện thuận lợi để hoạt động công chứng phát triển mạnh mẽ trên phạm vi cả nước. Bên cạnh đó, có những vấn đề Luật và văn bản hướng dẫn thi hành cần quy định cụ thể, rõ ràng hơn để thuận tiện trong áp dụng, cụ thể vấn đề tiếp nhận hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng bị chấm dứt hoạt động.
Văn phòng công chứng T.V.H được thành lập năm 2018 tại tỉnh N.Q, ban đầu có 02 Công chứng viên hợp danh; tuy nhiên, đến năm 2020 do dịch bệnh Covid 19, 01 công chứng viên hợp danh bị bệnh phải nghỉ hành nghề. Đến ngày 01/8/2024, Văn phòng công chứng T.V.H chỉ còn 01 công chứng viên, đồng thời là Trưởng Văn phòng công chứng (công chứng viên hợp danh còn lại bị bệnh nặng, không đủ sức khỏe làm việc, có đơn đề nghị và Sở Tư pháp tỉnh N.Q đã ban hành quyết định xóa đăng ký hành nghề, thu hồi thẻ công chứng viên). Ngày 15/01/2025, Sở Tư pháp tỉnh N.Q đã có văn bản yêu cầu Văn phòng công chứng T.V.H phải đáp ứng quy định của Luật Công chứng về số lượng công chứng viên hợp danh; văn bản nêu rõ: nếu đến ngày 01/02/2025 Văn phòng công chứng không bổ sung đủ công chứng viên hợp danh thì Sở Tư pháp sẽ căn cứ quy định pháp luật để tham mưu UBND tỉnh N.Q thu hồi Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; cụ thể, sẽ áp dụng điểm d khoản 1 Điều 30 Luật Công chứng quy định một trong số các trường hợp Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập là: “Văn phòng công chứng chỉ còn một công chứng viên hợp danh và không bổ sung được thành viên hợp danh mới trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày thiếu công chứng viên hợp danh”.
Như vậy, đến thời hạn nêu trên (ngày 01/02/2025) nếu Văn phòng công chứng T.V.H không bổ sung đủ công chứng viên hợp danh thì tổ chức này thuộc trường hợp bị chấm dứt hoạt động. Khi đó, cùng với việc thực hiện nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán xong các khoản nợ khác, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình, Văn phòng công chứng T.V.H còn có trách nhiệm thỏa thuận với Văn phòng công chứng khác để tiếp nhận hồ sơ công chứng của cơ quan mình theo đúng quy định tại khoản 5 Điều 64 Luật Công chứng, cụ thể “…Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.”
Tại Điều 21 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng đã quy định như sau: “Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không thỏa thuận được với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng trước khi có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc ra quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.”
Ảnh: Người dân thực hiện công chứng tại Văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Nha Trang
Luật Công chứng và văn bản hướng dẫn thi hành đã quy định đầy đủ các vấn đề liên quan đến hoạt động của Văn phòng công chứng, trong đó có tình huống Văn phòng công chứng phải chấm dứt hoạt động. Tuy nhiên, pháp luật chưa quy định cụ thể, rõ ràng các nội dung như: Văn phòng công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng có bắt buộc phải trên cùng đơn vị cấp huyện hay không? diện tích kho lưu trữ của đơn vị tiếp nhận bao nhiêu là phù hợp…? để Sở Tư pháp căn cứ vào đó quyết định theo thẩm quyền khi “chỉ định” Văn phòng công chứng tiếp nhận hồ sơ của Văn phòng công chứng bị chấm dứt hoạt động; bảo đảm quyết định của cơ quan quản lý nhà nước phù hợp với tình hình thực tế địa phương, đúng quy định và khả thi.
Đây là vấn đề cần sớm hoàn thiện, hướng dẫn cụ thể để việc áp dụng pháp luật vào thực tiễn được thuận lợi, khả thi. Tác giả rất mong nhận được ý kiến trao đổi, bàn luận của bạn đọc về vấn đề trên.
H.Dương