Nội dung câu hỏi:
Nhiều lúc cầm trên tay một mớ giấy tờ cần chữ ký, con dấu nhưng cứ phân vân không biết giấy tờ nào có thể xin chứng chữ ký, giấy tờ nào thì phải thủ tục chứng thực. Xin cho biết các quy định cần phải đáp ứng về việc chứng thực chữ ký và các trường hợp được chứng thực chữ ký?
(Câu hỏi của bạn Huỳnh Dũng)
Ý kiến tư vấn:
Được Chính phủ quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký phải theo đúng thủ tục sau đây:
Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng (nay có thể xuất trình Thẻ căn cước công dân) và giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực bằng việc ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định và ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Thủ tục chứng thực chữ ký quy định trên đây cũng được áp dụng đối với các trường hợp: a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Nghị định của Chính phủ đã quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký, gồm những trường hợp sau:
1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch (trừ trường hợp ủy quyền được chứng thực chữ ký nói trên) hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
Phạm vi chứng thực trên giấy ủy quyền được Bộ Tư pháp hướng dẫn tại Thông tư số 01/2020/TT-BTP, theo đó, việc ủy quyền thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Phù hợp với quy định này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp: Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội./.
Luật sư Nguyễn Thiện Hùng