Nội dung câu hỏi:

          Trong giao dịch dân sự cũng như quan hệ hành chính chúng tôi có gặp trường hợp rắc rối liên quan đến bản sao giấy tờ tài liệu như việc chứng thực, việc xuất trình, cũng có trường hợp bị từ chối chứng bản sao… Xin cho biết quy định về việc cấp bản sao cũng như giá trị pháp lý của bản sao?

 (Câu hỏi của bạn Nguyễn Huy Ngọ)

          Ý kiến tư vấn:

          Được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, bản sao có thể được cấp từ sổ gốc hoặc được chứng thực từ bản chính. Trong đó, bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc; sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp; bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại và những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính,  hoặc sau thời điểm cấp bản chính được giao là thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con hoặc  vợ, chồng hoặc anh, chị, em ruột hoặc người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

          Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức được giao thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Nghị định Chính phủ quy định bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm: a) Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; b) Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; c) Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; d) Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; đ) Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định; e) Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch. Đối với cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết./.

Luật sư Nguyễn Thiện Hùng