Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Theo đó, người dân tạo tài khoản người dùng trên Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/. Sau khi đăng nhập bằng tài khoản được tạo, tại giao diện màn hình chính, chọn “Dịch vụ công trực tuyến”, sau đó, tiếp tục chọn “Dịch vụ công nổi bật”. Hệ thống sẽ đưa người dùng đến thủ tục: “Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”. Đến đây, người dùng thực hiện nộp yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Hình ảnh: Người dân nộp hồ sơ chứng thực điện tử tại bộ phận Một cửa Ủy ban nhân dân xã Khánh Trung

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là giải pháp mang lại nhiều tiện ích: Tiết kiệm được thời gian và chi phí và công sức thực hiện; tổ chức, cá nhân hoàn toàn chủ động trong việc nộp hồ sơ, có thể nộp mọi lúc, mọi nơi; việc thanh toán phí và nhận kết quả được thực hiện bằng hình thức trực tuyến càng đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Đặc biệt, bản sao được chứng thực từ bản chính trên môi trường điện tử có thể được sử dụng nhiều lần sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí cho người dân. Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của chính quyền và mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân trong giải quyết thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên địa bàn huyện Khánh Vĩnh gặp không ít khó khăn:

Thứ nhất: Chứng thực điện tử là nội dung khá mới mẽ, nhiều người còn hoài nghi về giá trị pháp lý của bản sao chứng thực điện tử. Đến nay, chưa có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nhà nước nào trên địa bàn huyện Khánh Vĩnh chấp nhận bản sao điện tử. Do đó, người dân vẫn phải thực hiện chứng thực bản giấy để nộp khi có yêu cầu.

Thứ hai: Mặt bằng dân trí của người dân tuy được cải thiện đáng kể nhưng vẫn chưa cao, đa số người dân chưa tiếp cận và sử dụng được các ứng dụng công nghệ thông tin, chưa thể tự tạo tài khoản dịch vụ công và thực hiện các thao tác gửi hồ sơ điện tử. Thêm vào đó, đa số người dân không có điện thoại thông minh hoặc các thiết bị điện tử có thể sao, chụp tài liệu và gửi hồ sơ yêu cầu chứng thực đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thứ ba: Chứng thực điện tử được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, chưa được tích hợp với Phần mềm Một cửa điện tử tỉnh, do đó, cơ quan nhà nước cấp trên không thể quản lý, theo dõi việc thực hiện chứng thực của cơ quan nhà nước cấp dưới.

Thứ tư: Quy trình chứng thực còn nhiều bất cập, cụ thể:

- Khi người dân nộp hồ sơ, hệ thống chỉ cho phép người dân đặt lịch hẹn, không có chức năng đính kèm file văn bản. Sau đó, người dân mang bản chính đến cơ quan chứng thực, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu sau đó sao/chụp văn bản, đính kèm hồ sơ và trình ký.

- Kết thúc quy trình, Dịch vụ công tự động chuyển kết quả về tài khoản công dân mà không lưu lại trên hệ thống, do đó, cơ quan thực hiện chứng thực không thể tra cứu sản phẩm để phục vụ công tác quản lý nhà nước.

- Dịch vụ công chỉ có 01 thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, không có thủ tục cấp bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết
với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Từ những khó khăn trên, huyện Khánh Vĩnh khó có thể hoàn thành chỉ tiêu đạt 100% tỷ lệ hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng Tư pháp đã được Ủy ban nhân dân tỉnh giao tại Quyết định số 104/QĐ-UBND ngày 12 tháng 01 năm 2024 về ban hành Kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính năm 2024. Để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, UBND huyện Khánh Vĩnh đề xuất 02 giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công tác chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

(i) Bổ sung, hoàn thiện quy trình chứng thực bản sao điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia; đồng thời, tích hợp quy trình giải quyết thủ tục hành chính với Một cửa điện tử tỉnh, bao gồm các nội dung:

- Bổ sung thủ tục: Cấp bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Hoàn thiện quy trình thực hiện: Cho phép tổ chức/cá nhân gửi kèm hồ sơ (bản chính) làm cơ sở chứng thực; khắc phục lỗi không thể hiện chữ ký của người ký chứng thực trên các loại giấy tờ, văn bản có kích thước (khổ giấy) nhỏ (ví dụ: căn cước công dân, thẻ bảo hiểm…); bổ sung chức năng thông báo phí và lưu lại kết quả giải quyết để cơ quan chứng thực có thể khai thác, sử dụng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước.

- Tích hợp quy trình chứng thực bản sao điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia với hệ thống Một cửa điện tử tỉnh.

(ii) Cho phép tổ chức/cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến trên hệ thống Một cửa điện tử tỉnh. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tương tự như tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (bổ sung thêm bước thông báo phí)./.

Kinh Doanh