Ngày 03/8/2023, UBND tỉnh Khánh Hòa đã ban hành Quy chế khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa (ban hành kèm theo Quyết định số 16/2023/QĐ-UBND), có hiệu lực kể từ ngày 13/8/2023. Theo đó, đối tượng áp dụng của Quy chế khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa (sau đây gọi tắt là Quy chế) là các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh.

Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

- Việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế này và hướng dẫn sử dụng của cơ quan có thẩm quyền.

- Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng khi công chứng không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan khác.

- Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên Cơ sở dữ liệu công chứng phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng tra cứu thông tin.

Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu công chứng, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

- Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hậu quả xảy ra do yêu cầu của mình.

- Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

- Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong quá trình quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để đăng tải trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Ảnh minh họa (Nguồn: Internet)

Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng

- Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật và đăng tải (đồng bộ) thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng lên Cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật Công chứng, trừ trường hợp bất khả kháng (lỗi mạng, lỗi hệ thống,…). Trường hợp bất khả kháng, tổ chức hành nghề công chứng phải gửi thông báo đến Sở Tư pháp để quản lý, theo dõi và thực hiện cập nhật, đăng tải ngay sau khi sự kiện bất khả kháng không còn.

Trường hợp cập nhật không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.

- Các trường thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu công chứng phải bắt buộc cập nhật, không được để trống.

- Công chứng viên trước khi ký chứng nhận hợp đồng, giao dịch phải đăng nhập Cơ sở dữ liệu công chứng để tra cứu thông tin về đối tượng của hợp đồng, giao dịch và các thông tin cần thiết khác.

- Các tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm về tính chính xác, pháp lý của thông tin do mình cập nhật trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

- Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát trong lĩnh vực quản lý Nhà nước về công chứng và thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm trong lĩnh vực công tác công chứng trên địa bàn tỉnh.

Lệ Phượng