Thực hiện Kế hoạch số 7358/KH-UBND ngày 08 tháng 6 năm 2026 của UBND tỉnh Khánh Hòa về tổ chức Cuộc thi “Mô hình, sáng kiến cải cách hành chính của công chức, viên chức trẻ” tỉnh Khánh Hòa lần thứ VII năm 2026, UBND xã Tân Định tham gia Cuộc thi với mô hình sáng kiến:“Thông báo cập nhật thông tin trên Phần mềm quản lý dân cư trong trường hợp thông tin hộ tịch của công dân có sự biến động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý hộ tịch xác nhận”.
Hình ảnh: Một buổi làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã
Từ thực tiễn triển khai công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và quản lý cư trú cho thấy vẫn còn nhiều trường hợp thông tin của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa thống nhất với thông tin hộ tịch đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, xác nhận. Việc này ảnh hưởng lớn đến việc khai thác, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước; gây khó khăn trong giải quyết thủ tục hành chính cho người dân; đồng thời làm giảm hiệu quả của quá trình chuyển đổi số và xây dựng chính quyền số.
Trong bối cảnh nhà nước ta đang đẩy mạnh xây dựng chính quyền điện tử, tiến tới chính quyền số, việc tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước; đẩy mạnh số hóa hồ sơ; hoàn thiện cơ chế cập nhật, đồng bộ dữ liệu là yêu cầu tất yếu nhằm xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ.
Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, UBND xã Tân Định xây dựng mô hình sáng kiến “Thông báo cập nhật thông tin trên Phần mềm quản lý dân cư trong trường hợp thông tin hộ tịch của công dân có sự biến động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký và quản lý hộ tịch xác nhận”. Mô hình hướng đến mục tiêu đơn giản hóa quy trình xử lý thông tin giữa các cơ quan nhà nước, cắt giảm thời gian, chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho người dân, đồng thời bảo đảm dữ liệu được cập nhật kịp thời, chính xác và thống nhất giữa các hệ thống thông tin của Nhà nước.
Sáng kiến có các nội dung, khi cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch giải quyết và xác nhận một sự kiện hộ tịch theo quy định của pháp luật, hệ thống sẽ tự động tạo thông báo điện tử về nội dung thay đổi và gửi đến Phần mềm quản lý dân cư của Bộ Công an. Sau khi tiếp nhận thông báo, cán bộ Công an được phân công thực hiện nhiệm vụ quản lý dữ liệu dân cư sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ, tài liệu liên quan. Trường hợp thông tin bảo đảm đầy đủ, chính xác và phù hợp theo quy định, cán bộ thực hiện thao tác xác nhận trên hệ thống. Ngay sau khi được xác nhận, dữ liệu hộ tịch đã thay đổi sẽ được đồng bộ, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo đảm tính thống nhất giữa các cơ sở dữ liệu của Nhà nước.
Việc triển khai mô hình sáng kiến sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân, cơ quan nhà nước và xã hội.
Thứ nhất, đối với người dân, mô hình giúp giảm đáng kể thời gian thực hiện thủ tục hành chính; hạn chế việc phải đi lại nhiều lần để đề nghị điều chỉnh thông tin; giảm chi phí sao in giấy tờ, hồ sơ và các chi phí phát sinh khác.
Thứ hai, đối với cơ quan nhà nước, mô hình góp phần bảo đảm thông tin công dân được cập nhật kịp thời, chính xác, thống nhất và đồng bộ giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; nâng cao hiệu quả khai thác, chia sẻ dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
Thứ ba, tăng cường khả năng theo dõi, giám sát, thống kê, tổng hợp và báo cáo; hỗ trợ lãnh đạo các cấp trong công tác chỉ đạo, điều hành và ra quyết định trên cơ sở dữ liệu chính xác, đầy đủ. Đồng thời, góp phần giảm khối lượng công việc thủ công cho đội ngũ cán bộ, công chức, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý nhà nước.
Thông qua việc đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, nâng cao chất lượng phục vụ và bảo đảm tính minh bạch trong giải quyết thủ tục hành chính, mô hình sẽ góp phần nâng cao mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp; cải thiện các chỉ số cải cách hành chính, chuyển đổi số và thúc đẩy quá trình xây dựng chính quyền số trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa nói chung và trên địa bàn xã nói riêng./.
Kinh Doanh
Phòng VHXH xã Tân Định