Vừa qua, Bộ Tư pháp ban hành công văn số 1246/BTP-BTTP ngày 04/4/2013 và công văn số 236/BTTP-CC, TPL ngày 27/02/2023 của Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng. Theo đó, Bộ Tư pháp đề nghị UBND các tỉnh, thành phố, trực thuộc Trung ương tiếp tục quan tâm tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn, có giải pháp thực hiện tốt các nhiệm vụ, quyền hạn quy định định tại Điều 70 Luật Công chứng, trong đó quan tâm chỉ đạo một số nội dung cụ thể sau:
- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý nghiêm các sai phạm trong hoạt động công chứng. Chỉ đạo các sở, ngành, UBND cấp huyện phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp trong công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn.
- Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 70 Luật Công chứng và phù hợp với chính sách phát triển nghề công chứng đã xác định trong Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ; bám sát các điều kiện thành lập, đăng ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng quy định tại Điều 22, Điều 23 của Luật Công chứng, Điều 17 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng và phù hợp Đề án tăng cường quản lý nhà nước đối với tổ chức hoạt động công chứng tại địa phương. Trong đó, cần lưu ý về tính minh bạch, khách quan; tính khả thi, ổn định; chất lượng nhân sự dự kiến; điều kiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin. Đảm bảo công tác xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đúng quy định, khách quan, không để xảy ra sai phạm.
Ảnh minh họa (Nguồn: Internet)
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, xây dựng cơ sở dữ liệu về công chứng (đối với những địa phương chưa thực hiện) và ban hành quy chế khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu tại địa phương theo quy định tại Điều 62 Luật Công chứng, từng bước thực hiện việc liên thông cơ sở dữ liệu công chứng với cơ sở dữ liệu về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác có liên quan.
- Quan tâm, tạo điều kiện về nhân lực, kinh phí cho Sở Tư pháp để thực hiện chức năng tham mưu quản lý nhà nước về bổ trợ tư pháp nói chung và công chứng nói riêng; tạo điều kiện, hỗ trợ để tổ chức xã hội-nghề nghiệp của công chứng viên thực hiện tốt vai trò tự quản theo đúng quy định.
- Thực hiện đúng quy định về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên, có giải pháp kịp thời chấn chỉnh ngay tình trạng hợp danh hình thức (như việc Trưởng Văn phòng công chứng và các hợp danh chỉ đứng tên, không phải là người thực sự đầu tư thành lập Văn phòng công chứng; tình trạng Văn phòng công chứng chỉ có 01 công chứng viên làm việc - các hợp danh khác chỉ ghi danh để thành lập mà thực tế không làm việc tại Văn phòng hoặc sau khi thành lập thì rút hợp danh); tình trạng thay đổi tên gọi Văn phòng công chứng không đúng quy định (như sau khi thay đổi Trưởng Văn phòng nhưng Văn phòng vẫn sử dụng tên cũ…).
- Chỉ đạo các cơ quan, UBND các cấp phối hợp trong công tác quản lý nhà nước về hoạt động bổ trợ tư pháp nói chung và hoạt động công chứng nói riêng, kịp thời tổ chức thanh tra, kiểm tra đối với những tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm. Trong đó: (i) Phối hợp với cơ quan Công an, Thuế để xử lý nghiêm hành vi công chứng khống, hành vi thông đồng với khách hàng để công chứng không đúng giá mua bán, chuyển nhượng, nhất là đối với các hợp đồng mua bán phương tiện giao thông, đất đai, nhà ở; (ii) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, UBND các cấp trong việc xử lý hành vi quảng cáo, đăng tin không chính xác, lừa dối người dân, doanh nghiệp; (iii) Phối hợp với UBND các cấp trong việc quản lý các tổ chức hành nghề công chứng trên địa, bàn, kịp thời thông tin, phản ánh về hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên không đúng quy định để có biện pháp xử lý; (iv) Phối hợp với Hội Công chứng viên, cơ quan liên quan để chấn chỉnh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, trích tiền hoa hồng trái quy định cho người yêu cầu công chứng; (v) Tổ chức họp giao ban với Hội công chứng viên, đại diện các tổ chức hành nghề công chứng, đại diện cơ quan liên quan trên địa bàn theo tháng hoặc theo quý để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động công chứng.
Sở Tư pháp căn cứ vào tình hình tại địa phương rà soát, nghiên cứu, trong trường hợp cần thiết phối hợp với các ngành liên quan xây dựng Quy chế phối hợp liên ngành với UBND cấp huyện trên địa bàn trong quản lý hoạt động bổ trợ tư pháp/hoạt động công chứng.
- Cập nhật ngay khi có phát sinh, thay đổi các thông tin về tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng của Bộ Tư pháp.
Lệ Phượng