Hướng dẫn thực hiện số hóa sổ hộ tịch  
Quay lại Bản in Yahoo
Hướng dẫn thực hiện số hóa sổ hộ tịch

Nhằm từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với CSDL quốc gia về dân cư theo yêu cầu của pháp luật về hộ tịch, trên cơ sở kế hoạch triển khai của Bộ Tư pháp và nhu cầu của các địa phương đối với việc cập nhật, số hóa dữ liệu từ các sổ hộ tịch giấy. Ngày 25/4/2019, Bộ Tư pháp đã có công văn số 1437/BTP-CNTT hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc thực hiện số hóa để các địa phương thực hiện thống nhất:


Ảnh minh họa (Nguồn: Internet)
1. Lộ trình thực hiện số hóa Sổ hộ tich
Bộ Tư pháp khuyến nghị các địa phương ưu tiên thực hiện số hóa các Sổ hộ tịch theo lộ trình như sau: 
Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016;
Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);
Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006);
Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;
Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.
Trong đó, ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký trong giai đoạn từ ngày 01/01/2016 đến thời điểm địa phương chính thức triển khai Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch) và giai đoạn từ năm 2006 đến hết năm 2015 (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ- CP), vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản và Sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất;

2. Thứ tự nhóm Sổ hộ tịch thực hiện số hóa
Để đảm bảo việc số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được thuận lợi, tận dụng được các thông tin công dân đã được tạo lập và thiết lập mối quan hệ nhân thân trong cơ sở dữ liệu, tại mỗi giai đoạn, nên ưu tiên thực hiện, hoàn thành việc số hóa lần lượt các nhóm Sổ hộ tịch gốc theo thứ tự sau đây:
(1) Nhóm Sổ đăng ký kết hôn;
(2) Nhóm Sổ đăng ký khai sinh;
(3) Nhóm Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con;
(4) Nhóm Sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
(5) Nhóm Sổ đăng ký khai tử;
(6) Các sổ đăng ký hộ tịch còn lại (Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi chú ly hôn và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc…).
Ưu tiên số hóa trước các sổ hộ tịch có thông tin được ghi chép một cách rõ ràng, ít gạch xóa, sửa chữa, thay đổi.

3. Các bước thực hiện số hóa
Bước 1: Thu thập và phân loại các Sổ hộ tịch cần Số hóa
Bước 2: Scan / chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu Excel
Bước 3: Xử lý dữ liệu sau khi số hóa
Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc 
Sau khi hoàn thành việc thực hiện số hóa, dữ liệu từ Sổ hộ tịch gốc được cập nhật đầy đủ và chính xác vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch, đồng thời được lưu chính thức trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

4. Dự toán kinh phí để thực hiện số hóa sổ hộ tịch
Kinh phí chuyển đổi, số hóa dữ liệu hộ tịch tại các Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương do Ngân sách của địa phương bố trí, đảm bảo. Các địa phương chủ động nghiên cứu, vận dụng các hướng dẫn tại các văn bản sau đây để thực hiện lập dự toán kinh phí thực hiện số hóa (dự toán kinh phí cho các hạng mục lập kế hoạch số hóa, chi phí quản lý, thu thập, tạo lập, rà soát, chuẩn hóa dữ liệu trước và sau số hóa...):
- Thông tư liên tịch số 19/2012/TTLT-BTC-BKH&ĐT-BTTTT ngày 15/02/2012 của liên Bộ Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Thông tin và Truyền thông Hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện Chương trình quốc gia vê ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
- Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.

Mục tiêu, nhiệm vụ của Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” (phê duyệt theo Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp): Từ 01/01/2020 trở đi, duy trì vận hành, củng cố, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất trên toàn quốc và các Cơ quan đại diện nhằm bảo đảm đăng ký, quản lý hộ tịch theo hướng hiện đại theo quy định của Luật hộ tịch; triển khai quản lý, khai thác, sử dụng an toàn, hiệu quả. 



An Khánh
Cập nhật: 10/06/2019
Lượt xem: 16
Lên trên